Comenceu pel problema, no per l’eina
La pregunta no és «què podem fer amb la IA», sinó «què ens fa perdre més hores». Comandes que es copien a mà del correu a l’ERP, preguntes de clients que sempre són les mateixes, informes que algú munta cada dilluns, documents que s’han de llegir per treure’n quatre dades.
Trieu-ne un. Un de sol, que passi sovint i en què sigui fàcil comprovar si el resultat està bé o malament.
On la IA sol funcionar bé
- Llegir documents: treure les dades de comandes en PDF, albarans, factures de proveïdor o formularis.
- Preparar respostes: esborranys de correu fets amb l’historial i les condicions de l’empresa, que una persona revisa i envia.
- Classificar i repartir: incidències, correus o sol·licituds que han d’anar a qui toca.
- Consultar en llenguatge natural: preguntes sobre vendes, estoc o clients sense haver de muntar un informe.
- Resumir: una oportunitat, un expedient o una reunió, amb el pas següent.
On no val la pena
- Quan la feina passa poques vegades: una tasca de dos cops l’any no compensa.
- Quan un error surt molt car i ningú no revisa el resultat.
- Quan les dades no existeixen o són en llocs on no s’hi pot accedir.
- Quan el que falla és el procés: automatitzar el desordre només el fa anar més de pressa.
- Quan el que falta és que dos programes es parlin: això és una integració, no IA.
Les dades i la confidencialitat
Abans de provar res amb dades de clients o de l’empresa, mireu on van. Les versions gratuïtes de molts assistents poden fer servir el que hi escriviu per entrenar els seus models; les versions per a empreses, amb contracte, normalment no.
Feu-ho amb un proveïdor que ho deixi per escrit, doneu a la IA només les dades que necessita per a cada tasca i feu que hereti els permisos de qui la fa servir: que no vegi res que aquella persona no pugui veure. Si hi ha dades personals, l’avís legal i el registre de tractaments s’hi han d’ajustar. No som advocats: davant d’un dubte legal, consulteu-ho amb el vostre.
Una prova petita i mesurada
- Abans de començar, apunteu com es fa avui: quant temps, quants errors, qui hi intervé.
- Feu una primera versió per al procés triat, amb dades reals i una persona que revisi cada resultat.
- Deixeu-la funcionar unes setmanes al costat de la manera de sempre.
- Compareu-ho amb el que vau apuntar. Si estalvia, s’amplia; si no, s’atura.