Empezad por el problema, no por la herramienta
La pregunta no es «qué podemos hacer con la IA», sino «qué nos hace perder más horas». Pedidos que se copian a mano del correo al ERP, preguntas de clientes que siempre son las mismas, informes que alguien monta cada lunes, documentos que hay que leer para sacar cuatro datos.
Elegid uno. Uno solo, que pase a menudo y en el que sea fácil comprobar si el resultado está bien o mal.
Dónde suele funcionar bien la IA
- Leer documentos: sacar los datos de pedidos en PDF, albaranes, facturas de proveedor o formularios.
- Preparar respuestas: borradores de correo hechos con el historial y las condiciones de la empresa, que una persona revisa y envía.
- Clasificar y repartir: incidencias, correos o solicitudes que tienen que ir a quien toca.
- Consultar en lenguaje natural: preguntas sobre ventas, stock o clientes sin tener que montar un informe.
- Resumir: una oportunidad, un expediente o una reunión, con el paso siguiente.
Dónde no vale la pena
- Cuando el trabajo pasa pocas veces: una tarea de dos veces al año no compensa.
- Cuando un error sale muy caro y nadie revisa el resultado.
- Cuando los datos no existen o están en sitios a los que no se puede acceder.
- Cuando lo que falla es el proceso: automatizar el desorden solo lo hace ir más deprisa.
- Cuando lo que falta es que dos programas se hablen: eso es una integración, no IA.
Los datos y la confidencialidad
Antes de probar nada con datos de clientes o de la empresa, mirad adónde van. Las versiones gratuitas de muchos asistentes pueden usar lo que escribís para entrenar sus modelos; las versiones para empresas, con contrato, normalmente no.
Hacedlo con un proveedor que lo deje por escrito, dad a la IA solo los datos que necesita para cada tarea y haced que herede los permisos de quien la usa: que no vea nada que esa persona no pueda ver. Si hay datos personales, el aviso legal y el registro de tratamientos se tienen que ajustar. No somos abogados: ante una duda legal, consultadlo con el vuestro.
Una prueba pequeña y medida
- Antes de empezar, apuntad cómo se hace hoy: cuánto tiempo, cuántos errores, quién interviene.
- Haced una primera versión para el proceso elegido, con datos reales y una persona que revise cada resultado.
- Dejadla funcionar unas semanas al lado de la manera de siempre.
- Comparadlo con lo que apuntasteis. Si ahorra, se amplía; si no, se para.