Quins processos triar primer
- Els que es repeteixen: cada dia o cada setmana, no un cop l’any.
- Els que tenen regles clares: si passa això, es fa allò. Com menys decisions de criteri, millor.
- Els que copien dades: d’un correu a l’ERP, d’un full de càlcul a un altre, d’un formulari al CRM.
- Els que fallen per oblit: avisos de cobrament, renovacions, terminis, estoc que s’acaba.
Feu-ne una llista amb les hores que hi dediqueu cada setmana. El primer és el que treu més hores amb menys risc, no el més vistós.
Dibuixeu-lo abans d’automatitzar-lo
Seieu amb qui fa la feina i apunteu cada pas: d’on surt la informació, on s’escriu, qui decideix què i què passa quan alguna cosa no quadra. Gairebé sempre surten passos que ja no tenen sentit.
Automatitzar un procés desendreçat només el fa anar més de pressa en la direcció equivocada. Primer s’endreça; després, s’automatitza.
Tres maneres d’automatitzar
- Amb el que ja teniu. Molts ERP, CRM i botigues porten regles, avisos i connexions que ningú no ha activat. És el primer lloc on mirar.
- Amb una eina d’automatització. Les plataformes que connecten aplicacions amb blocs van bé per a fluxos senzills entre programes coneguts, amb poc volum.
- Amb una integració a mida. Quan hi ha volum, moltes excepcions, dades que no poden fallar o un programa sense connector, una integració feta per al vostre cas és més fiable i més fàcil de mantenir.
Els errors que surten cars
- Automatitzar sense que ningú se n’assabenti quan falla: tota automatització ha d’avisar quan una cosa no entra.
- Que depengui d’una sola persona: si només ella sap com funciona, el dia que no hi és, s’atura.
- Encadenar massa eines: quan una dada es perd, ningú no sap en quina.
- No mesurar-ho: sense saber quantes hores s’hi dedicaven abans, no se sap si ha valgut la pena.