Qué procesos elegir primero
- Los que se repiten: cada día o cada semana, no una vez al año.
- Los que tienen reglas claras: si pasa esto, se hace aquello. Cuantas menos decisiones de criterio, mejor.
- Los que copian datos: de un correo al ERP, de una hoja de cálculo a otra, de un formulario al CRM.
- Los que fallan por olvido: avisos de cobro, renovaciones, plazos, stock que se acaba.
Haced una lista con las horas que les dedicáis cada semana. El primero es el que quita más horas con menos riesgo, no el más vistoso.
Dibujadlo antes de automatizarlo
Sentaos con quien hace el trabajo y apuntad cada paso: de dónde sale la información, dónde se escribe, quién decide qué y qué pasa cuando algo no cuadra. Casi siempre salen pasos que ya no tienen sentido.
Automatizar un proceso desordenado solo lo hace ir más deprisa en la dirección equivocada. Primero se ordena; después, se automatiza.
Tres maneras de automatizar
- Con lo que ya tenéis. Muchos ERP, CRM y tiendas traen reglas, avisos y conexiones que nadie ha activado. Es el primer sitio donde mirar.
- Con una herramienta de automatización. Las plataformas que conectan aplicaciones con bloques van bien para flujos sencillos entre programas conocidos, con poco volumen.
- Con una integración a medida. Cuando hay volumen, muchas excepciones, datos que no pueden fallar o un programa sin conector, una integración hecha para vuestro caso es más fiable y más fácil de mantener.
Los errores que salen caros
- Automatizar sin que nadie se entere cuando falla: toda automatización tiene que avisar cuando algo no entra.
- Que dependa de una sola persona: si solo ella sabe cómo funciona, el día que no está, se para.
- Encadenar demasiadas herramientas: cuando un dato se pierde, nadie sabe en cuál.
- No medirlo: sin saber cuántas horas se dedicaban antes, no se sabe si ha valido la pena.