Què ha de passar d’un sistema a l’altre
- De la botiga a l’ERP: les comandes, amb el client, les línies, els impostos, l’enviament i el pagament.
- De l’ERP a la botiga: l’estoc disponible, els preus (també les tarifes per client, si en teniu) i, si voleu, els productes.
- De tornada a la botiga: l’estat de la comanda i el número de seguiment del transportista.
La primera decisió és quin sistema mana a cada dada. Normalment l’ERP mana l’estoc, els preus i els clients, i la botiga mana les comandes fins que entren a l’ERP. Si tots dos poden escriure la mateixa dada, tard o d’hora no quadraran.
Tres maneres de connectar-los
- Per l’API. La manera bona quan hi és: cada sistema té una porta documentada per llegir i escriure. Les botigues en línia en tenen, i molts ERP també.
- Per la base de dades de l’ERP. Quan l’ERP no té API o la té limitada, la integració llegeix i escriu a les seves taules, amb molta cura i amb els mateixos permisos que un usuari.
- Per fitxers. Si no hi ha cap altra via, l’ERP exporta un fitxer cada cert temps i la integració el llegeix. Funciona, però mai no és a l’instant.
Els connectors que es compren fets van bé quan treballeu com la majoria. Quan hi ha tarifes per client, packs, diversos magatzems o un ERP adaptat, s’hi queden curts i la integració s’ha de fer a mida.
Cada quan es passen les dades
Les comandes, tan bon punt entren: com més aviat són a l’ERP, abans es preparen. L’estoc, més sovint com menys en teniu de cada producte, perquè és on es ven el que no hi ha. Els preus i els productes, quan canvien.
No tot ha de ser a l’instant, i no tot val la pena que ho sigui: decidiu-ho dada per dada, segons el que costa equivocar-se.
Quan una comanda no entra
Passarà: un producte que no existeix a l’ERP, un client amb el NIF mal escrit, un impost que no quadra. Una bona integració no s’atura ni ho amaga: aparta la comanda, avisa qui l’ha de mirar amb el motiu, i quan es corregeix la torna a provar.
També ha de deixar constància de tot el que fa: quina comanda va entrar, quan i amb quines dades. És el que us estalviarà discussions el dia que un client digui que la seva comanda no va arribar.
Què tenir a mà abans de començar
- Quin ERP i quina botiga feu servir, i amb quina versió.
- Si l’ERP té API o si s’hi pot accedir a la base de dades. Ho sabrà qui us el manté.
- Quines dades mana cada sistema.
- Uns quants exemples de comandes reals, també les complicades.