Qué tiene que pasar de un sistema al otro
- De la tienda al ERP: los pedidos, con el cliente, las líneas, los impuestos, el envío y el pago.
- Del ERP a la tienda: el stock disponible, los precios (también las tarifas por cliente, si las tenéis) y, si queréis, los productos.
- De vuelta a la tienda: el estado del pedido y el número de seguimiento del transportista.
La primera decisión es qué sistema manda en cada dato. Normalmente el ERP manda en el stock, los precios y los clientes, y la tienda manda en los pedidos hasta que entran en el ERP. Si los dos pueden escribir el mismo dato, tarde o temprano no cuadrarán.
Tres maneras de conectarlos
- Por la API. La buena cuando existe: cada sistema tiene una puerta documentada para leer y escribir. Las tiendas online la tienen, y muchos ERP también.
- Por la base de datos del ERP. Cuando el ERP no tiene API o la tiene limitada, la integración lee y escribe en sus tablas, con mucho cuidado y con los mismos permisos que un usuario.
- Por ficheros. Si no hay otra vía, el ERP exporta un fichero cada cierto tiempo y la integración lo lee. Funciona, pero nunca es al instante.
Los conectores que se compran hechos van bien cuando trabajáis como la mayoría. Cuando hay tarifas por cliente, packs, varios almacenes o un ERP adaptado, se quedan cortos y la integración tiene que hacerse a medida.
Cada cuánto se pasan los datos
Los pedidos, en cuanto entran: cuanto antes estén en el ERP, antes se preparan. El stock, más a menudo cuanto menos tengáis de cada producto, porque es ahí donde se vende lo que no hay. Los precios y los productos, cuando cambian.
No todo tiene que ser al instante, y no todo vale la pena que lo sea: decididlo dato por dato, según lo que cuesta equivocarse.
Cuando un pedido no entra
Pasará: un producto que no existe en el ERP, un cliente con el NIF mal escrito, un impuesto que no cuadra. Una buena integración no se para ni lo esconde: aparta el pedido, avisa a quien lo tiene que mirar con el motivo, y cuando se corrige lo vuelve a probar.
También tiene que dejar constancia de todo lo que hace: qué pedido entró, cuándo y con qué datos. Es lo que os ahorrará discusiones el día que un cliente diga que su pedido no llegó.
Qué tener a mano antes de empezar
- Qué ERP y qué tienda usáis, y con qué versión.
- Si el ERP tiene API o si se puede acceder a la base de datos. Lo sabrá quien os lo mantiene.
- Qué datos manda cada sistema.
- Unos cuantos ejemplos de pedidos reales, también los complicados.