Els senyals que el full ja no dona l’abast
- Hi ha diverses versions del mateix fitxer i ningú no sap quina és la bona.
- L’editen diverses persones i es trepitgen.
- Una fórmula trencada o una fila esborrada ja ha costat diners.
- Les dades s’han de copiar a mà a l’ERP, al CRM o a un altre full.
- Només una persona sap com funciona i, quan no hi és, no funciona.
- Necessiteu saber qui ha canviat què i quan.
Què hi guanyeu amb una aplicació
- Un sol lloc per a les dades: tothom veu el mateix, al moment.
- Permisos: cadascú veu i canvia només el que li toca.
- Validació: el que s’hi entra es comprova en entrar, no quan ja ha fet mal.
- Historial: qui ha canviat cada cosa i quan.
- Connexions: les dades passen soles a l’ERP, al CRM o a la botiga.
- Accés: des de qualsevol lloc, també des del mòbil, i per a clients o proveïdors si cal.
Què hi perdeu
La llibertat d’afegir una columna en un minut. Un full de càlcul és perfecte per provar idees; una aplicació és per a la feina que ja sabeu com es fa.
Per això no cal passar-ho tot: el que és estable va a l’aplicació, i el full es pot quedar per a les anàlisis puntuals, alimentat amb dades que ara sí que quadren.
Com fer el canvi sense aturar la feina
- Comenceu pel full que fa més mal: el que més es comparteix, més errors dona o més hores menja.
- Netegeu les dades abans de portar-les: duplicats, formats diferents, columnes que ningú no fa servir.
- Feu la primera versió amb les dades reals, i que la provi qui fa servir el full cada dia.
- Feu servir tots dos en paral·lel unes setmanes i, quan quadrin, deixeu el full.