Las señales de que la hoja ya no da más de sí
- Hay varias versiones del mismo fichero y nadie sabe cuál es la buena.
- La editan varias personas y se pisan.
- Una fórmula rota o una fila borrada ya ha costado dinero.
- Los datos se tienen que copiar a mano en el ERP, en el CRM o en otra hoja.
- Solo una persona sabe cómo funciona y, cuando no está, no funciona.
- Necesitáis saber quién ha cambiado qué y cuándo.
Qué ganáis con una aplicación
- Un solo sitio para los datos: todos ven lo mismo, al momento.
- Permisos: cada uno ve y cambia solo lo que le toca.
- Validación: lo que se introduce se comprueba al entrar, no cuando ya ha hecho daño.
- Historial: quién ha cambiado cada cosa y cuándo.
- Conexiones: los datos pasan solos al ERP, al CRM o a la tienda.
- Acceso: desde cualquier sitio, también desde el móvil, y para clientes o proveedores si hace falta.
Qué perdéis
La libertad de añadir una columna en un minuto. Una hoja de cálculo es perfecta para probar ideas; una aplicación es para el trabajo que ya sabéis cómo se hace.
Por eso no hace falta pasarlo todo: lo que es estable va a la aplicación, y la hoja se puede quedar para los análisis puntuales, alimentada con datos que ahora sí cuadran.
Cómo hacer el cambio sin parar el trabajo
- Empezad por la hoja que más duele: la que más se comparte, más errores da o más horas se come.
- Limpiad los datos antes de llevarlos: duplicados, formatos distintos, columnas que nadie usa.
- Haced la primera versión con los datos reales, y que la pruebe quien usa la hoja cada día.
- Usad las dos en paralelo unas semanas y, cuando cuadren, dejad la hoja.