Cuándo es obligatorio
Según el texto vigente hoy, el Real Decreto-ley 15/2025 aplazó la obligación por segunda vez: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades tienen que tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto (autónomos en el IRPF, entidades en atribución de rentas y no residentes con establecimiento permanente) antes del 1 de julio de 2027. El primer aplazamiento lo hizo el Real Decreto 254/2025.
El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que lo aplazará hasta octubre de 2028, para que coincida con la obligación de la factura electrónica para las empresas que facturan hasta 8 millones de euros al año. A 19 de octubre de 2026 este cambio todavía no está en el BOE: hasta que se publique, las fechas que valen son las de 2027.
Los aplazamientos solo han movido el plazo: los requisitos técnicos son los mismos. Hacienda sí ha anunciado que, más adelante, revisará su ámbito y algunos aspectos técnicos para encajarlos con las nuevas obligaciones europeas, y que las garantías de integridad, conservación y trazabilidad se mantendrán.
Los programas de facturación que se venden tenían que estar adaptados desde el 29 de julio de 2025, nueve meses después de la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024.
Quién queda fuera
- Quien lleva los libros registro del IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII), por obligación o porque lo ha elegido.
- Quien tributa por la normativa foral del País Vasco o de Navarra en la imposición directa. En el País Vasco está TicketBAI, que en Bizkaia forma parte de Batuz.
- Quien no usa ningún programa para facturar: el reglamento es para los sistemas informáticos, no para las facturas hechas a mano.
- Las entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades del artículo 9.1 de la ley y algunas operaciones concretas que enumera el artículo 4 del reglamento.
Las dos modalidades
VERI*FACTU: el programa envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. Basta con que calcule su huella (el hash) y lo encadene con el anterior: no hace falta firmar los registros ni llevar un registro de eventos. La factura lleva un código QR y la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
NO VERI*FACTU: el programa no envía los registros en ese momento, pero a cambio tiene que firmarlos electrónicamente, llevar un registro de eventos y conservarlos de manera que no se puedan alterar. La factura también lleva el código QR.
Quien elige VERI*FACTU se queda en esa modalidad hasta el 31 de diciembre de ese año.
Qué tiene que hacer un programa que emite facturas
- Generar un registro de cada factura en el momento de emitirla, o justo antes, y otro cuando se anula una.
- Encadenar cada registro con el anterior con una huella, para que se pueda seguir su rastro del primero al último.
- Garantizar la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros.
- Poner en la factura el código QR que permite comprobarla.
- Poder enviar los registros a la Agencia Tributaria y, en la modalidad NO VERI*FACTU, firmarlos y llevar el registro de eventos.
- Llevar la declaración responsable del productor, visible dentro del programa, en cada versión.
Quién firma la declaración responsable
La firma el productor del sistema: la persona o la empresa que lo fabrica o lo desarrolla (artículo 13 del reglamento). Es una autocertificación, sin ninguna certificación externa ni ningún registro previo. Tiene que ser por escrito, visible dentro del programa en cada versión y a disposición del cliente cuando lo adquiere. La Orden HAC/1177/2024 fija su contenido: el nombre y la versión del sistema, quién lo produce, si funciona solo en la modalidad VERI*FACTU, y la fecha y el lugar.
Para las ampliaciones y los desarrollos a medida, la Agencia Tributaria dice que, si los hace la empresa con su personal o con personal contratado que depende de ella, la productora es ella; si los encarga como producto a otra empresa, es esta otra quien los tiene que certificar. Conviene dejarlo por escrito en la propuesta.
Las sanciones son para ambos: el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria las prevé para quien produce o comercializa un sistema que no cumple y para quien tiene uno que no está certificado o que está alterado.
Dos caminos para un software a medida
Si vuestro software a medida emite facturas, es un sistema de facturación. Hay dos caminos:
- Que el programa a medida haga las facturas y cumpla el reglamento: los registros, el encadenamiento, el QR, el envío o la firma, y la declaración responsable de quien lo produce.
- Que el programa a medida no haga facturas: prepara los datos (el cliente, las líneas, los importes) y los pasa por API a un programa de facturación ya adaptado, que es quien emite la factura y lleva su registro. Holded, a3factura, a3ERP, Sage 50 y Sage 200, por ejemplo, dicen en su web que están adaptados y tienen allí la declaración responsable o la indican dentro del programa.
Para muchas pymes, el segundo camino es el más sencillo: el programa de facturación ya trae el cumplimiento, y el software a medida hace el trabajo que es solo vuestro.
Cómo decidirlo
- Si ya tenéis un programa de facturación adaptado y la gestoría trabaja con él, conectadle el software a medida en lugar de hacer otro.
- Si las facturas salen solas de un proceso (cuotas mensuales, pedidos, reservas), comprobad que el programa de facturación tenga una API que aguante ese volumen.
- Si la facturación es el corazón del producto y ningún programa la hace como la necesitáis, el software a medida la puede hacer, pero entonces tiene que cumplir el reglamento entero y alguien tiene que firmar la declaración responsable de cada versión.
- Si dudáis de la modalidad, VERI*FACTU pide menos requisitos al programa a cambio de enviar cada registro en el momento.