Qué es obligatorio hoy
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada, con el horario concreto de inicio y de fin de cada persona trabajadora. Cómo se hace se organiza por negociación colectiva, por acuerdo de empresa o, si no lo hay, por decisión de la empresa tras consultar a la representación legal de los trabajadores.
Los registros se tienen que conservar cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La ley no dice en qué soporte. La guía del Ministerio de Trabajo de 2019 dice que vale cualquier sistema, en papel o telemático, que dé información fiable, que no se pueda modificar ni manipular después.
Para el personal a tiempo parcial, la jornada se registra día a día y se totaliza cada mes, y la persona trabajadora recibe una copia con la nómina (artículo 12.4.c). Las horas extra también se registran día a día (artículo 35.5).
No llevar el registro es una infracción grave de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículo 7.5), con las multas del artículo 40.
El real decreto del registro digital, en qué punto está
El Ministerio de Trabajo preparó un real decreto para que el registro fuera digital. El borrador que salió a información pública en octubre de 2025 decía que todas las empresas lo tendrían que hacer «por medios digitales» (el papel, solo cuando una incidencia técnica lo impida), con la hora y el minuto de inicio y de fin, las pausas, si el trabajo es presencial o a distancia, el tipo de horas, quién hace cada cambio y quién lo autoriza, y con acceso inmediato para la Inspección, también a distancia. Los requisitos técnicos los tenía que concretar una norma posterior.
El 19 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió el dictamen 188/2026, que concluye que no procede aprobarlo tal como estaba, por objeciones de protección de datos y porque iba más allá de lo que permite la ley. Desde entonces, según la prensa, el Gobierno ha anunciado varias veces su aprobación, pero a 19 de octubre de 2026 no ha pasado por el Consejo de Ministros ni se ha publicado en el BOE. Además, el 6 de octubre se convocaron elecciones generales para el 29 de noviembre.
Cuando se apruebe, el texto definitivo dirá los plazos y el periodo de adaptación. Hasta entonces, nadie sabe a ciencia cierta cuáles serán.
El Real Decreto 723/2026 (BOE del 15 de septiembre de 2026), que a veces se confunde con este, es otro: obliga a informar por escrito de los elementos esenciales del contrato, como la duración y la distribución de la jornada, los turnos y los acuerdos sobre horas extra. No dice nada del formato del registro.
Qué tiene que tener ya un buen registro
- Personal: cada persona registra su entrada y su salida, y nadie lo hace por ella.
- Fiable: la hora la pone el sistema, no la persona que la escribe.
- Que no se pueda manipular: si hay que corregir un registro, queda constancia, con qué se ha cambiado, quién lo ha hecho y quién lo ha autorizado.
- Accesible: las personas trabajadoras, su representación y la Inspección de Trabajo tienen que poder acceder.
- Conservado cuatro años.
- Con lo que pide cada caso: el resumen mensual del tiempo parcial y el registro de las horas extra.
Es lo que la guía del Ministerio ya pedía en 2019 y lo que el borrador del real decreto concretaba. Un registro que lo cumple hoy es el mejor punto de partida para lo que venga.
Cuándo basta con una aplicación del mercado
Si lo que necesitáis es que cada persona fiche la entrada y la salida y el personal tiene un horario estable, una aplicación de fichaje del mercado lo resuelve bien y pronto. Comprobad que guarde el historial de cambios, que exporte los registros y que la Inspección y la representación de los trabajadores puedan acceder.
Cuándo tiene sentido integrarlo en vuestro software
- Cuando el personal hace turnos, tardes u horarios que cambian cada semana y ya tenéis una agenda propia: el registro puede salir de la misma agenda y comparar lo previsto con lo que se ha hecho.
- Cuando hay personal a tiempo parcial y el resumen mensual tiene que ir con la nómina.
- Cuando el fichaje tiene que servir para otras cosas: las horas por proyecto o por cliente, o un aviso cuando alguien pasa de la jornada.
- Cuando no queréis un programa más, con otro usuario y otra contraseña para cada persona.
Nadie os puede vender un sistema «homologado»
Hoy nadie os puede vender un sistema «homologado» para el registro digital: las especificaciones todavía no se han publicado, y el borrador dejaba los requisitos técnicos para una norma posterior que tampoco existe. Lo que sí podéis pedir es que el sistema cumpla lo que la ley y la guía del Ministerio ya piden hoy, y que el proveedor se comprometa a adaptarlo cuando salga el texto definitivo.