Què és obligatori avui
L’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors, que va afegir el Reial decret llei 8/2019, obliga l’empresa a garantir el registre diari de la jornada, amb l’horari concret d’inici i de final de cada persona treballadora. Com es fa s’organitza per negociació col·lectiva, per acord d’empresa o, si no n’hi ha, per decisió de l’empresa després de consultar la representació legal dels treballadors.
Els registres s’han de conservar quatre anys i han d’estar a disposició de les persones treballadores, dels seus representants i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.
La llei no diu en quin suport. La guia del Ministeri de Treball del 2019 diu que val qualsevol sistema, en paper o telemàtic, que doni informació fiable, que no es pugui modificar ni manipular després.
Per al personal a temps parcial, la jornada es registra dia a dia i es totalitza cada mes, i la persona treballadora en rep una còpia amb la nòmina (article 12.4.c). Les hores extres també es registren dia a dia (article 35.5).
No portar el registre és una infracció greu de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social (article 7.5), amb les multes de l’article 40.
El reial decret del registre digital, en quin punt és
El Ministeri de Treball va preparar un reial decret perquè el registre fos digital. L’esborrany que va sortir a informació pública l’octubre del 2025 deia que totes les empreses l’haurien de fer «per mitjans digitals» (el paper, només quan una incidència tècnica ho impedeixi), amb l’hora i el minut d’inici i de final, les pauses, si la feina és presencial o a distància, el tipus d’hores, qui fa cada canvi i qui l’autoritza, i amb accés immediat per a la Inspecció, també a distància. Els requisits tècnics els havia de concretar una norma posterior.
El 19 de març de 2026, el Consell d’Estat va emetre el dictamen 188/2026, que conclou que no s’ha d’aprovar tal com estava, per objeccions de protecció de dades i perquè anava més enllà del que permet la llei. Des de llavors, segons la premsa, el Govern n’ha anunciat diverses vegades l’aprovació, però a 19 d’octubre de 2026 no ha passat pel Consell de Ministres ni s’ha publicat al BOE. A més, el 6 d’octubre es van convocar eleccions generals per al 29 de novembre.
Quan s’aprovi, el text definitiu dirà els terminis i el període d’adaptació. Fins aleshores, ningú no sap del cert quins seran.
El Reial decret 723/2026 (BOE del 15 de setembre de 2026), que de vegades es confon amb aquest, és un altre: obliga a informar per escrit dels elements essencials del contracte, com la durada i la distribució de la jornada, els torns i els acords sobre hores extres. No diu res del format del registre.
Què ha de tenir ja ara un bon registre
- Personal: cada persona registra la seva entrada i la seva sortida, i ningú no ho fa per ella.
- Fiable: l’hora la posa el sistema, no la persona que l’escriu.
- Que no es pugui manipular: si cal corregir un registre, en queda constància, amb què s’ha canviat, qui ho ha fet i qui ho ha autoritzat.
- Accessible: les persones treballadores, la seva representació i la Inspecció de Treball hi han de poder accedir.
- Conservat quatre anys.
- Amb el que demana cada cas: el resum mensual del temps parcial i el registre de les hores extres.
És el que la guia del Ministeri ja demanava el 2019 i el que l’esborrany del reial decret concretava. Un registre que ho compleix avui és el millor punt de partida per al que vingui.
Quan n’hi ha prou amb una aplicació del mercat
Si el que necessiteu és que cada persona fitxi l’entrada i la sortida i el personal té un horari estable, una aplicació de fitxatge del mercat ho resol bé i aviat. Comproveu que guardi l’historial de canvis, que exporti els registres i que la Inspecció i la representació dels treballadors hi puguin accedir.
Quan té sentit integrar-lo al vostre software
- Quan el personal fa torns, tardes o horaris que canvien cada setmana i ja teniu una agenda pròpia: el registre pot sortir de la mateixa agenda i comparar el previst amb el que s’ha fet.
- Quan hi ha personal a temps parcial i el resum mensual ha d’anar amb la nòmina.
- Quan el fitxatge ha de servir per a altres coses: les hores per projecte o per client, o un avís quan algú passa de la jornada.
- Quan no voleu un programa més, amb un altre usuari i una altra contrasenya per a cada persona.
Ningú no us pot vendre un sistema «homologat»
Avui ningú no us pot vendre un sistema «homologat» per al registre digital: les especificacions encara no s’han publicat, i l’esborrany deixava els requisits tècnics per a una norma posterior que tampoc no existeix. El que sí que podeu demanar és que el sistema compleixi el que la llei i la guia del Ministeri ja demanen avui, i que el proveïdor es comprometi a adaptar-lo quan surti el text definitiu.