Qué es, y qué no es
Se llama auditoría, pero se parece más a un diagnóstico: alguien de fuera mira cómo trabajáis y os dice dónde la tecnología os ayuda, dónde os estorba y dónde falta. El resultado no es un aprobado o un suspenso, sino un plan.
Hay otras revisiones que se llaman igual: la auditoría de seguridad (agujeros, accesos, copias), la de licencias de software o la de protección de datos. Una auditoría tecnológica del negocio mira un poco de cada, pero lo que busca es dónde se pierden horas y dinero.
Qué tiene que incluir
- Sesiones con las personas que hacen cada proceso, no solo con la dirección.
- Un mapa de cómo se trabaja hoy: quién hace qué, con qué herramienta y dónde se atasca.
- El inventario de los sistemas: el ERP, el CRM, la web, las hojas de cálculo, y quién tiene las claves.
- Los datos: dónde están, en qué estado y si se pueden conectar.
- Las oportunidades, ordenadas por lo que más os ahorra: software, automatizaciones, IA o, simplemente, conectar dos herramientas que ya tenéis.
- Lo que no vale la pena hacer, con el porqué.
Qué tenéis que recibir
Un documento que podáis usar sin el auditor: un plan por fases, con el alcance y el precio de cada fase, la arquitectura propuesta y lo que implica para los sistemas que ya tenéis.
Si el plan solo lo puede hacer quien lo ha escrito, o si todo lo que recomienda es un programa que vende él, no es una auditoría: es una propuesta comercial.
Cuánto cuesta y cuánto dura
Depende del tamaño de la empresa y de cuántos sistemas hay. Para una pyme, una auditoría que valga la pena pide unos cuantos días de trabajo en la empresa y unos cuantos más para escribir el plan.
También hay diagnósticos gratuitos, de programas públicos o de proveedores. Pueden ser un buen punto de partida, pero el de un proveedor suele acabar recomendando lo que vende él.
Cómo distinguir una buena auditoría
- Tiene un precio cerrado y sabéis qué recibiréis antes de empezar.
- Quien la hace no vende ninguno de los programas que os puede recomendar.
- Habla con la gente que hace el trabajo, no solo con la dirección.
- Dice también lo que no hace falta hacer.
- El plan es vuestro y lo podéis hacer con quien queráis.
Cuándo os conviene
- Antes de una decisión cara: cambiar de ERP, hacer un software a medida o contratar un proyecto de IA.
- Cuando tenéis la sensación de que se pierden horas pero no sabéis dónde.
- Cuando varios proveedores os dicen cosas distintas y nadie ve el conjunto.
- Cuando queréis pedir una ayuda que exige un diagnóstico previo.